Ofte stillede spørgsmål om digital arkivering

Nogle af de første IT-systemer i Kommunerne blev indført i slutningen af 1970'erne og fra 1990'erne tog udviklingen for alvor fart.

I dag arbejder Vejle Kommune, som de fleste offentlige myndigheder, primært digitalt. Det betyder for eksempel, at der ikke længere dannes papirsager, men at sager og dokumenter, der produceres i kommunen i dag, gemmes i et ESDH-system  (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem). Der findes en lang række systemer, som hjælper med alt fra fordeling af børn i daginstitutioner til omsorg for ældre.

For at kunne dokumentere myndighedernes virke i denne nye verden, og bevare dokumentationen for eftertiden blev det med Arkivloven af 2002 lovpligtigt at arkivere data fra offentlige IT-systemer.

Hvad arkiverer man?

Man gemmer ikke alt, men primært data fra systemer, som indeholder personoplysninger. Det, der skal bevares, er beskrevet i bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 (gælder frem til 31/12-2006), og Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august  (gælder fra 1/1-2007).

Det er stadsarkivets opgave at vurdere, om de enkelte systemer er bevaringsværdige ud fra disse.


Hvornår arkiverer man?

Man arkiverer et It-system, når:
  1. Systemet går ud af brug.
  2. Arkivmæssige hensyn kræver det, fordi der fx er risiko for, at man ikke senere kan komme til at arkivere det.
  3. Der skal ske sletning af data i systemet i henhold til persondataloven.
Oftest vil det være det sidste, som sætter gang i en arkivering.


Hvordan er det med Persondataloven og Arkivloven?

Persondataloven og Arkivloven er to modsatrettede lovgivninger. Persondataloven har til formål at beskytte borgerne mod, at myndighederne til tid og evighed ligger inde med oplysninger om dem.

Arkivloven har til formål at bevare oplysninger for eftertiden. Arkivloven opfattes dog som særlovgivning (lex specialis) i forhold til Persondataloven, hvilket betyder, at der godt nok skal slettes data, men ikke før der er arkiveret.

Vejle Stadsarkiv anses i arkivhenseende som en myndighed, der er adskilt fra den kommunale forvaltning. Er der først arkiveret og slettet data fra et kommunalt IT-system, har den kommunale forvaltning altså ikke adgang til oplysningerne. Vil den kommunale forvaltning have adgang til de arkiverede oplysninger, må de derfor søge adgang via arkivet og Datatilsynet.


Hvad er forskellen på sletning og kassation?

Sletning handler om sletning af de oplysninger i IT-systemerne, som kommunens sagsbehandlere kan se. Sletning sker i henhold til Persondataloven.

Kassation (eller bevaring) handler om, at Vejle Stadsarkiv vurderer om data fra et givet system skal arkiveres eller ej i henhold til gældende lovgivning.


Hvad er en arkiveringsversion?

En arkiveringsversion er et udtræk af de data, der ligger i et IT-system, der skal bevares. Årsagen til, at man ikke bare gemmer systemet, er, at man ikke kan regne med at kunne afvikle det om 50 eller 100 år.

Data i arkiveringsversioner gemmes på en særlig måde, der er beskrevet i Bekendtgørelse 342 af 11. marts 2004 eller Bekendtgørelse 1007 af 20. august 2010.

Søg i samlingerne


Ved søgning viderestilles du til arkiv.dk, hvor du kan fortsætte din søgning.

Spørg arkivet

Send mail