Hvad må jeg se?

Hvad må jeg se – og hvornår?

Størst mulig åbenhed gælder som hovedregel ved brugen af arkivalier på Vejle Stadsarkiv. Vi er dog underlagt Arkivloven og databeskyttelsesloven, så vi må ikke give umiddelbar adgang til alle arkivalier i vores samlinger.

Du er altid velkommen til at søge om lov til at se ikke umiddelbart tilgængeligt materiale. Det er ikke en garanti, at du kan få lov til at se det klausulerede materiale, blot fordi du søger om adgang til det.

Arkivloven fastsætter tilgængelighedsfristerne for, hvornår du må se arkivalierne. Arkivalier med fortrolige oplysninger er beskyttet af en tilgængelighedsfrist, og det gælder både papirarkivalier og digitalt skabte arkivalier. Fortrolige oplysninger kan forekomme i alle typer af arkivalier.

Oplysninger om rent private forhold – 75 år

Rent private forhold er oplysninger om en persons økonomi, helbredsforhold, sociale forhold, strafbare forhold, religion, politiske og seksuelle forhold, foreningsmæssige forhold og race.

Helt nye sager, og sager med oplysninger om rent private forhold, er først umiddelbart tilgængelige efter nærmere bestemte frister. Reglen eksisterer for at beskytte privatlivets fred. For at få lov til at se denne type oplysninger om andre mennesker, skal du have tilladelse fra stadsarkivaren eller personen, som informationerne handler om.

Privatarkiver – særlige og individuelle tilgængelighedsfrister

For arkivalier fra privatpersoner, foreninger og erhverv (privatarkiver) gælder der ofte særlige og individuelle regler for adgang. Disse kan være gældende for hele materialet eller blot for dele af det. Adgangsregler kan være, at der kun er adgang til arkivalierne efter skriftlig tilladelse fra den, der har afleveret arkivet.

Regler for adgang til privatarkiver følger i udgangspunkt Arkivloven, der gør arkivalierne tilgængelige, når de er 20 år gamle, mens det personfølsomme materiale først er tilgængeligt efter 75 år, medmindre andet er bestemt. Vi respekterer altid en givers ønske om tilgængelighed til privatarkivalier.

Familieretlige sager – 75 år

Adoptionssager, faderskabssager, separations- og skilsmissesager, sager vedrørende forældremyndighed og sager vedrørende samkvemsret (samvær) er eksempler på familieretslige sager.

Sagerne indeholder oplysninger om rent private forhold, der gør dem omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år efter det år, hvor sagen er afsluttet. Sager af denne type finder du typisk i amtsarkiverne, statsamternes arkiver, i skifteretterne og Justitsministeriets arkiv.

Folkeregisterkort – 75 år

Folkeregisterkort indeholder private oplysninger på hver borger i kommunen. Det er ikke alle oplysninger på andres personlige folkeregisterkort, som du kan få oplyst uden videre. Folkeregisterkort er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Eksamensresultater – 75 år

Oplysningerne kan være enten i kommunens arkiv eller i uddannelsesinstitutionernes egne arkiver. Oplysninger om uafsluttede og afsluttede eksaminer er oplysninger om rent private forhold. Derfor er de også omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Du kan ikke få oplysninger om andres eksamensresultater, men vi kan sende dig en udskrift af dine egne eksamensresultater. Du må forvente en svartid på din henvendelse på 14 dage.

Kirkebøger – 50 år / 100 år 

På ArkivalierOnline er mange kirkebøger umiddelbart tilgængelige. Kirkebøger hører til Rigsarkivets samlinger. Kirkebøger, der er yngre end 50 år, og endnu ikke er digitaliseret kræver en adgangstilladelse at se. Nogle kirkebøger indeholder CPR-numre og vil være frit tilgængelige, når de er 100 år gamle.

Hos Vejle Stadsarkiv kan ikke søge om at omgå arkivlovens regler for adgang til kirkebøger, der ikke ligger på ArkivalierOnline. Sådanne ansøgninger skal sendes til Rigsarkivet.

Børnehjem og andre sociale institutioner – 75 år

Stambøger, klientsager og patientjournaler indeholder oplysninger om rent private forhold, og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Kommunale arkivalier – 20 år / 75 år

Arkivloven giver dig mulighed for at se arkivalier, som Vejle Kommunes forvaltninger har skabt, når de kommunale arkivalier er mindst 20 år gamle. Der kan være undtagelser. Arkivalierne kan indeholde oplysninger om andre folks rent private forhold, og hvis de kommunale arkivalier indeholder sådan fortrolige oplysninger, vil de oplysninger ikke være frit tilgængelige, før der er gået 75 år.

Hvis kommunens forvaltningerne har afleveret deres papirarkivalier til stadsarkivet, kan du se de kommunale arkivalier hos os, så længe at tilgængelighedsfrister og tilladelser er overholdt.

Normalt er kommunalt materiale, der er under 20 år gammelt, ikke afleveret til Vejle Stadsarkiv. Du kan omvendt heller ikke forvente, at alle sager fra kommunens forvaltninger, der er ældre end 20 år gamle, ligger tilgængelige på stadsarkivet. Vi gemmer det bevaringspligtige materiale fra Vejle Kommune, som Rigsarkivet har besluttet skal gemmes til eftertiden.

Arkivalier fra købstaden Vejle, der er ældre end 1869, og arkivalier fra det forhenværende Vejle Amt ligger hos Rigsarkivet. Arkivalier fra købstaden Vejle efter 1869 findes hos Vejle Stadsarkiv.

Sygehus og børnehjem

Hvis du søger arkivalier fra sygehuse og børnehjem i Vejle Kommune, eller de tidligere primære kommuner (Jelling, Give, Børkop, Egtved og Vejle) kan materialet være afleveret til Rigsarkivet eller til os på Vejle Stadsarkiv. Du kan søge på arkiv.dk efter materiale på stadsarkivet og i DAISY efter materiale på Rigsarkivet.

Hvis børnehjemmet var en kommunal institution, vil arkivalierne ligge på Vejle Stadsarkiv. Fra spædbørnshjemmet ”Brinken” har både Vejle Stadsarkiv og Rigsarkivet arkivalier liggende. Mølholm Børnehjems bevarede arkivalier ligger hos Rigsarkivet i Viborg.
Mange børnehjem har været selvejende institutioner, og de har ikke alle sammen afleveret deres materiale til arkiverne. Meget af materialet kan være kasseret eller stadig ligge hos institutionen.

Arkivalier fra Vejle Kommunes sygehuse kan ligge hos Rigsarkivet og hos os på Vejle Stadsarkiv.

Arkivalier med fortrolige oplysninger skal du søge om tilladelse til at se

Du er altid velkommen til at søge dispensation fra reglerne om tilgængelighed for arkivalier. Det er ikke en garanti, at du får lov til at se det klausulerede indhold, bare fordi du søger om dispensation fra de gældende tilgængelighedsfrister.

Du kan anmode om en blanket til ansøgning om adgang til utilgængelig materiale ved henvendelse til stadsarkivet. Kontakt os og redegør for dit formål med din ansøgning.

Ansøgningen skal indeholde en præcis angivelse af hvilke arkivalier, du søger om lov til at se, samt dit formål (f.eks. personlig oplysning, forskning, slægtsforskning) med at benytte dig af arkivalierne og omgå tilgængelighedsfristerne.

Hver ansøgning vil blive vurderet hver for sig. Du vil få et skriftligt svar på din ansøgning.

Hvis du får lov stadsarkivarens tilladelse til at se arkivalierne, eller de dele af arkivalierne, som indeholder det, du søger, vil det også fremgå, at du skal overholde nærmere bestemte vilkår. Du skal med din underskrift bekræfte, at du er indforstået med de vilkår, som du får tilladelsen på.

Du har et retskrav på, at få din ansøgning behandlet, men du har ikke et retskrav på at få en tilladelse med dispensation fra tilgængelighedsfrister på arkivalier.

Mulighed for at klage over afgørelser

Klager over stadsarkivarens afgørelser i dispensationssager kan i første omgang sendes til Vejle Kommunes Økonomiudvalg.